Sistema WMS en Colombia

Si tu empresa gestiona un centro de distribución, una bodega o el inventario de una cadena de retail en Colombia, es probable que te hayas enfrentado a desafíos como errores en la preparación de pedidos, demoras en el despacho, falta de trazabilidad o una incapacidad para escalar las operaciones con eficiencia. 

La solución: un software WMS diseñado para adaptarse a tus procesos y ayudarte a tomar decisiones más rápidas, precisas y estratégicas.

En este artículo aprenderás qué es un WMS, cómo funciona, qué tipos existen, y por qué es clave para mejorar tu competitividad.

¿Qué es un WMS y para qué sirve?

Un WMS, acrónimo de Warehouse Management System, es un sistema de gestión de almacenes que le permite a una empresa controlar de manera digital y en tiempo real todos los procesos logísticos relacionados con el almacenamiento. 

Su función principal es optimizar la gestión de las operaciones de una bodega, desde el momento en que se recibe la mercancía hasta que se despacha al cliente final.

El propósito central de un WMS es mejorar la eficiencia operativa al automatizar tareas, reducir errores humanos y optimizar el uso de los recursos disponibles, ya sean estos el personal o el espacio físico del almacén. 

En términos prácticos, esto se traduce en una reducción de pérdidas, un menor inventario inactivo (dormido), mayor velocidad en las operaciones y una trazabilidad completa de cada producto.

¿Cuál es la diferencia entre WMS y ERP?

Es muy común que se confunda un WMS con un sistema ERP (Enterprise Resource Planning), ya que ambos son herramientas tecnológicas de gestión empresarial. Sin embargo, sus funciones son fundamentalmente distintas.

Un ERP es una solución de software más amplia, diseñada para gestionar las áreas generales de un negocio, incluyendo finanzas, compras, ventas y recursos humanos. 

Su enfoque es holístico y abarca la totalidad de la empresa, integrando la información de distintos departamentos en una única base de datos.

En contraste, el software WMS se enfoca de manera exclusiva y especializada en los procesos logísticos del almacén. Aunque ambos sistemas pueden integrarse y trabajar en conjunto, el WMS aporta funcionalidades mucho más específicas y detalladas que un ERP no posee por sí solo. 

Algunas de estas funcionalidades clave son:

• Optimización del diseño del almacén (layout).

• Rutas de picking automáticas e inteligentes.

• Gestión de ubicaciones dinámicas.

• Control de inventario por lotes, fechas de caducidad o números de serie.

• Visualización del inventario en tiempo real.

• Automatización de flujos de trabajo con tecnologías como códigos de barras o RFID.

En resumen, mientras que un ERP proporciona una visión general del negocio, un WMS le ofrece una visión detallada y en tiempo real de lo que sucede en el interior de su bodega.

Características y Funciones Clave de un WMS

Para comprender por qué cada vez más empresas en Colombia están adoptando un sistema WMS, es fundamental conocer las funciones clave que este software ofrece. 

Un buen WMS va más allá del simple control de inventario; es una herramienta que permite una gestión integral y optimizada de la bodega.

Visibilidad en tiempo real

Un WMS le permite saber exactamente qué hay en su almacén, dónde se encuentra, en qué estado está y qué movimientos ha tenido. Esta visibilidad total es crucial para evitar situaciones de sobre stock o quiebres de inventario.

Automatización de procesos

Desde la recepción de productos hasta el picking, el empaque y el despacho, el software WMS automatiza flujos de trabajo. El sistema se puede configurar con reglas personalizadas e integrarse con tecnologías avanzadas como códigos de barras, RFID (Identificación por Radiofrecuencia) o sistemas de "pick to light", que guían a los operarios visualmente. Esto reduce drásticamente la posibilidad de errores humanos y acelera la operación.

Mejora en la preparación de pedidos (picking)

El sistema define rutas de picking inteligentes para que los operarios se desplacen de forma más eficiente por el almacén, minimizando el tiempo y el esfuerzo. Esta optimización ayuda a cumplir con los pedidos de manera más rápida y precisa, mejorando la satisfacción del cliente final.

Control de inventario avanzado

Un WMS no solo le indica la cantidad de inventario, sino que también le proporciona datos cruciales como:

• Productos a punto de vencer.

• Artículos de baja rotación.

• Indicadores de rotación de inventario.

• Puntos de reabastecimiento.

Optimización del espacio

Al organizar la bodega de forma estratégica y dinámicamente, un WMS le permite aprovechar al máximo el espacio de almacenamiento. Esto puede aumentar la capacidad de la bodega sin la necesidad de una ampliación física, lo que representa un ahorro significativo en infraestructura.

Operaciones avanzadas

Un WMS completo incluye funciones sofisticadas como el cross-docking (transferencia directa de productos del muelle de recepción al de despacho), la gestión de múltiples bodegas, el control de tareas por operario, y el seguimiento de indicadores de productividad y trazabilidad por lote o cliente.

¿Cuántos tipos de WMS hay?

La elección del software WMS ideal es una de las decisiones más estratégicas para cualquier empresa. No existe una solución única que se ajuste a todas las necesidades, y el mercado colombiano ofrece una variedad de opciones que se clasifican principalmente en tres tipos. 

1. WMS en la nube (SaaS)

Estos sistemas representan la tendencia más moderna y de mayor crecimiento en el sector logístico. Las soluciones SaaS (Software as a Service) se operan completamente a través de internet y se alojan en los servidores de un proveedor externo. 

Esto significa que no requieren una infraestructura de TI propia en la empresa, lo que elimina la necesidad de grandes inversiones en servidores y personal de mantenimiento. El acceso al sistema se realiza desde cualquier lugar con conexión a internet, lo que favorece el trabajo remoto y la gestión de múltiples ubicaciones.

El modelo de pago es a través de una suscripción mensual o anual, lo que convierte la inversión en un costo operativo (OPEX) en lugar de un costo de capital (CAPEX).

 Las actualizaciones de software y el mantenimiento son gestionados de forma automática por el proveedor, asegurando que su sistema esté siempre actualizado con las últimas funcionalidades y parches de seguridad. 

Son ideales para empresas medianas o grandes que buscan escalar con rapidez y flexibilidad, sin las ataduras de la infraestructura física.

2. WMS on-premise

Este tipo de sistema se instala y se ejecuta localmente en los servidores de su propia empresa. Aunque requieren una mayor inversión inicial en hardware y licencias de software, los sistemas on-premise ofrecen un control total sobre los datos y la infraestructura. 

Esto es particularmente atractivo para empresas con estrictas políticas de seguridad de datos o regulaciones de la industria que exigen el almacenamiento local de la información.

La personalización de un software WMS on-premise es, generalmente, más profunda que la de una solución en la nube. Permiten una integración más intrincada con sistemas heredados que son críticos para la operación de la empresa. 

A pesar de los mayores costos iniciales y la necesidad de un equipo de TI interno para gestionar la infraestructura y las actualizaciones, este tipo de sistema proporciona una seguridad propia y un nivel de control inigualable para compañías con operaciones complejas y únicas.

3. WMS híbridos o integrados

Los sistemas híbridos combinan lo mejor de ambos mundos: la flexibilidad de la nube y el control del modelo on-premise. Se trata de soluciones modulares que pueden integrarse perfectamente a un ERP, un TMS (Sistema de Gestión de Transporte) u otros sistemas de la cadena de suministro. 

Por ejemplo, una empresa podría mantener su núcleo de gestión de almacén en un servidor local para tener control total sobre sus datos, mientras utiliza módulos adicionales basados en la nube para funciones específicas como el comercio electrónico o la gestión de múltiples bodegas.

La principal ventaja de un sistema híbrido es su modularidad. Permiten a las empresas comenzar con una funcionalidad básica e ir añadiendo módulos a medida que sus necesidades crecen. 

Algunos incluso incluyen módulos de inteligencia artificial para la predicción de la demanda o la detección de errores, permitiendo una gestión más proactiva. Esta flexibilidad los convierte en una opción ideal para empresas que buscan una transición gradual o que tienen sistemas legacy con los que necesitan mantener una integración profunda.

Top WMS en Colombia

Aunque el mercado de sistemas de gestión de almacenes en Colombia es amplio, algunos proveedores han logrado destacarse por su trayectoria y la funcionalidad de sus soluciones. A continuación, presentamos una selección de los principales WMS en Colombia:

• Oracle NetSuite WMS: Como parte del ecosistema Oracle, es una opción ideal para operaciones complejas con altos requerimientos de integración. Su funcionalidad se extiende más allá del WMS tradicional, ofreciendo una suite completa de soluciones empresariales.

• Infor WMS: Pensado para empresas de gran envergadura con operaciones globales. Es una de las soluciones más robustas del mercado, con capacidades avanzadas para la gestión de cadenas de suministro complejas.

• Mecalux Easy WMS: Es una de las opciones más completas y escalables del mercado latinoamericano. Ofrece una amplia gama de módulos y es adaptable a diferentes tamaños y tipos de bodegas.

• Odoo WMS: Destaca por ser una solución de código abierto, lo que la hace muy personalizable y con un bajo costo de entrada. Es una excelente opción para empresas que buscan un sistema flexible y adaptable a un presupuesto limitado.

• Cerca Technology (JDA): Este proveedor está enfocado en industrias específicas como el retail, la farmacia y el consumo masivo en la región andina. Su especialización les permite ofrecer soluciones altamente optimizadas para las necesidades de estos sectores.

Casos de éxito: empresas colombianas que adoptaron un WMS

La teoría sobre los beneficios de un sistema WMS es sólida, pero su verdadero valor se demuestra en la práctica. Empresas líderes en Colombia han logrado transformar por completo su cadena de suministro al implementar estas soluciones, convirtiendo sus bodegas en centros de operación eficientes y estratégicos. 

A continuación, presentamos algunos ejemplos de cómo el software WMS ha impulsado la competitividad en el mercado local.

Italcol: mejorando la eficiencia y la trazabilidad

Como una de las empresas más grandes en la producción de alimentos para animales, Italcol enfrentaba el desafío de gestionar un volumen masivo de inventario con una alta rotación. 

La complejidad de su operación, que incluye múltiples bodegas y una gran variedad de productos, requería una solución que le permitiera tener control total sobre la trazabilidad y optimizar sus procesos logísticos. 

La implementación de un WMS le permitió a Italcol automatizar y estandarizar sus operaciones, desde la recepción de la materia prima hasta el despacho final. 

Esto se tradujo en una reducción significativa de errores en la preparación de pedidos, una mayor velocidad de despacho y una trazabilidad completa que les ha permitido cumplir con los más altos estándares de calidad y seguridad.

Electrolux: optimizando el despacho y la experiencia del cliente

Para una empresa de electrodomésticos como Electrolux, la velocidad y la precisión en el despacho son cruciales para la satisfacción del cliente final. Antes de la implementación de un WMS, el desafío era gestionar un inventario de productos de diferentes tamaños y referencias, asegurando que los pedidos llegaran a tiempo y sin errores. 

La adopción de un sistema WMS le brindó a Electrolux una visibilidad en tiempo real de su inventario, permitiéndoles organizar de forma más eficiente el picking y el packing. Esto no solo aceleró el proceso de despacho, sino que también mejoró la precisión de los pedidos, lo que resultó en una reducción de quejas y un aumento en la satisfacción del cliente. 

La optimización del espacio en sus bodegas también les ha permitido manejar un mayor volumen de productos sin necesidad de ampliar su infraestructura.

Truvel: Crecimiento ordenado con un sistema WMS

Truvel, una empresa líder en el sector de la seguridad industrial, experimentó un crecimiento exponencial que desafió la capacidad de su operación manual para mantener el control y la eficiencia. El crecimiento trajo consigo un aumento en los errores de inventario, demoras en las entregas y una falta de visibilidad que limitaba su capacidad de respuesta. 

Al implementar un WMS, Truvel pudo organizar y automatizar sus procesos logísticos de forma ordenada. El sistema les permitió gestionar de manera más eficiente los pedidos, optimizar el uso del espacio y del personal, y obtener datos en tiempo real para tomar decisiones más estratégicas. 

Este software WMS se ha convertido en una herramienta fundamental para su expansión, permitiéndoles crecer de forma sostenida sin perder el control ni la calidad de su servicio.

Estos ejemplos demuestran que, independientemente del tamaño de la operación o del sector, un WMS es una inversión que ofrece un retorno tangible en eficiencia, precisión y, en última instancia, en la competitividad de la empresa.

¿Cuándo implementar un WMS?

La decisión de implementar un sistema WMS no es solo una inversión tecnológica, es una estrategia de optimización que debe responder a las necesidades de su negocio. 

Los signos de que su empresa necesita un WMS son claros y están directamente relacionados con los desafíos operativos que enfrenta a diario:

• Errores frecuentes en el picking y el despacho de pedidos.

• Falta de visibilidad sobre los niveles de inventario.

• Retrasos constantes en los tiempos de entrega.

• Quejas de clientes por pedidos incompletos o incorrectos.

• Ineficiencia en el uso del espacio del almacén y del personal.

• Dificultad para rastrear la trazabilidad de los productos.

• Incapacidad para crecer de manera ordenada y sin perder eficiencia.

¿Cómo se implementa un WMS?

Una vez que se ha identificado la necesidad de un WMS, el proceso de implementación debe seguir una metodología clara para garantizar el éxito. Si bien cada proyecto es único, estos son los pasos generales que nosotros recomendamos:

1. Análisis de necesidades y objetivos

Antes de elegir un proveedor, es vital comprender las particularidades de su operación. Debe responder preguntas como: 

• ¿Cuántas ubicaciones tiene su almacén?

• ¿Su operación es nacional o regional?

• ¿Necesita controlar lotes o fechas de vencimiento?

• ¿Cuántos operarios usarán el sistema?

• ¿Su industria tiene regulaciones especiales? 

Las respuestas a estas preguntas le ayudarán a identificar el software WMS que mejor se adapta a sus procesos.

2. Selección del proveedor

Con base en el análisis anterior, se debe evaluar a los distintos proveedores en el mercado colombiano. Es crucial buscar un socio que ofrezca no solo la tecnología adecuada, sino también soporte, experiencia en su industria y una metodología de implementación probada.

3. Planificación del proyecto

Una vez seleccionado el proveedor, se define un plan de trabajo detallado que incluya los hitos, los recursos necesarios, el cronograma y los equipos responsables. La comunicación constante entre el proveedor y la empresa es clave en esta etapa.

4. Configuración y personalización

El sistema se configura para reflejar los procesos de su bodega. En esta etapa, se adaptan las reglas de negocio, se integran los dispositivos (escáneres, impresoras) y se ajusta el sistema a sus requerimientos específicos.

5. Migración de datos y pruebas

Se migra la información del inventario al nuevo sistema y se realizan pruebas exhaustivas para asegurar que todo funcione como se espera, identificando y corrigiendo posibles errores antes de la puesta en marcha.

6. Capacitación y puesta en marcha (Go-live)

El personal de la bodega es capacitado en el uso del nuevo sistema. La puesta en marcha se realiza de forma controlada, y el soporte técnico del proveedor debe estar disponible para resolver cualquier inconveniente que pueda surgir.

Tendencias en WMS para 2025 en Colombia

El mercado colombiano de la logística está alineado con las tendencias de transformación digital a nivel global. Para el 2025, el software WMS dejará de ser solo una herramienta de control para convertirse en un sistema predictivo, inteligente y totalmente integrado. 

Estas son las tendencias más relevantes que impulsarán la gestión de almacenes en el país:

WMS con inteligencia artificial (IA)

La inteligencia artificial está transformando la logística al permitir a los sistemas ir más allá de la gestión reactiva. Un WMS con IA utiliza algoritmos de aprendizaje automático para analizar grandes volúmenes de datos históricos de forma rápida y precisa. 

Esto le permite anticiparse a la demanda, optimizar el reabastecimiento de inventario y planificar con mayor eficiencia la asignación de tareas a los operarios. 

Por ejemplo, un sistema impulsado por IA puede optimizar dinámicamente el "slotting" o la ubicación de productos en el almacén basándose en la velocidad de rotación y la demanda prevista, reduciendo significativamente los tiempos de desplazamiento.

WMS móvil

La movilidad se ha vuelto indispensable en el almacén. Las empresas buscan que su sistema WMS sea accesible desde dispositivos portátiles como tablets y smartphones, permitiendo a los operarios realizar su trabajo en tiempo real desde el piso de la bodega. 

Esto no solo aumenta la productividad al eliminar la necesidad de volver a estaciones de trabajo fijas, sino que también mejora la precisión de la captura de datos y reduce los errores asociados con el registro manual de inventario. 

La posibilidad de acceder a la información del inventario y las tareas asignadas en un solo dispositivo móvil agiliza todas las operaciones.

Integración total con TMS y ERP

Para una visión completa y estratégica de la cadena de suministro, la integración es clave. La tendencia es que el software WMS se conecte de forma fluida con los sistemas de gestión de transporte (TMS) y los ERP, creando un ecosistema de información interconectado. 

Esto permite que, por ejemplo, una orden de venta ingresada en el ERP active automáticamente el proceso de picking en el WMS y, una vez listo, se comunique con el TMS para la planificación de la ruta de despacho. 

Esta integración holística elimina los silos de información, mejora la toma de decisiones y proporciona una visibilidad de 360 grados de toda la operación logística.

Sistemas predictivos

Más allá de la IA, los sistemas predictivos utilizan el análisis de datos históricos y en tiempo real para anticipar posibles problemas y oportunidades. Estos sistemas pueden prever la demanda de productos, identificar cuellos de botella en la operación, pronosticar los picos de trabajo para optimizar la asignación de personal o incluso predecir la necesidad de mantenimiento de los equipos. 

Esta capacidad predictiva permite a las empresas pasar de una gestión reactiva a una proactiva, garantizando que estén siempre preparadas para los desafíos futuros del mercado.

Enfoque sostenible

La sostenibilidad es una preocupación creciente para las empresas y los consumidores en Colombia. En este contexto, el WMS se ha convertido en una herramienta para reducir el impacto ambiental de las operaciones logísticas. 

Un sistema optimizado puede reducir el desperdicio de productos (al gestionar de forma eficiente los que tienen fechas de vencimiento), minimizar el consumo energético (optimizando las rutas de desplazamiento dentro del almacén) y mejorar la eficiencia en general, lo que contribuye a una menor huella de carbono. 

Las empresas que adoptan un enfoque sostenible con su WMS en Colombia no solo contribuyen al medio ambiente, sino que también mejoran su imagen corporativa y su rentabilidad.

El software WMS está revolucionando la forma en que se gestionan los almacenes en Colombia. Si tu empresa quiere mantenerse competitiva, reducir errores y crecer de forma ordenada, este tipo de sistema no es una opción: es una herramienta estratégica.

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