Software contable para pymes en Colombia

La contabilidad, a menudo vista como una tarea compleja y tediosa, se ha transformado en una herramienta estratégica gracias al desarrollo de soluciones como software contables para PYMES. 

Este tipo de programas permiten sistematizar y simplificar las tareas de contabilidad, permitiendo a los empresarios colombianos enfocarse en el crecimiento de su negocio.

Hemos desarrollado esta guía con todo lo que necesitas saber sobre los programas de contabilidad.

¿Qué es un software contable para pymes?

Un software contable es una aplicación informática diseñada para gestionar y procesar todas las transacciones financieras de una empresa. 

Su principal objetivo es automatizar las tareas de contabilidad, reduciendo errores manuales y optimizando el tiempo invertido en estas operaciones. 

El sistema de contabilidad registra y procesa las transacciones históricas que se generan en una empresa o actividad productiva:

• Funciones de compras y ventas

• Cuentas por cobrar

• Cuentas por pagar

• Control de inventarios

• Balances

• Producción de artículos

• Nóminas

Para ello, solo hay que ingresar la información requerida, como las pólizas contables, ingresos y egresos, y el programa realiza los cálculos necesarios.

¿Cómo impacta un software contable para pymes en tu negocio? Beneficios

La implementación de un software contable va más allá de la simple automatización de tareas. 

Su impacto se extiende a todas las tareas contables de su negocio, brindando beneficios tangibles:

• Optimización de Tiempos: La automatización de procesos como la generación de asientos contables, la conciliación bancaria y la elaboración de informes reduce drásticamente el tiempo dedicado a la contabilidad.

• Reducción de Errores: Al eliminar la entrada manual de datos y automatizar cálculos, se minimizan los errores humanos, lo que se traduce en información financiera más precisa y confiable.

• Mejor Control del Flujo de Efectivo: Permite un seguimiento en tiempo real de ingresos y gastos, facilitando la gestión del flujo de caja y la planificación de liquidez.

• Cumplimiento Fiscal sin Estrés: Al automatizar la facturación electrónica y la generación de libros contables y reportes requeridos por la DIAN, se asegura el cumplimiento de las obligaciones tributarias y se evitan posibles multas.

• Visibilidad Financiera Completa: Acceso instantáneo a informes y gráficos que ofrecen una visión clara de la salud financiera de la empresa, identificando áreas de oportunidad y posibles problemas.

• Colaboración Mejorada: Permite una colaboración más fluida entre el equipo interno y los contables de tu negocio, al tener una plataforma centralizada y accesible para todos.

Tipos de Software Contable para PYMES

El mercado ofrece una diversidad de tipos de software contable, cada uno con características y enfoques distintos. 

Conocerlos es fundamental para determinar cuál se alinea mejor con la estructura y las necesidades de su negocio.

1. Software Contable de Escritorio (On-Premise)

Este tipo de software se instala directamente en los servidores o computadoras de la empresa. La gestión, el mantenimiento y la seguridad de los datos recaen enteramente en el usuario.

Particularmente este modelo requiere una inversión inicial más alta en infraestructura, y necesita personal técnico para su mantenimiento.

En el caso de compañías más grandes o con estrictos estándares de seguridad, esta opción es la más adecuada, ya que brinda un mayor control sobre los datos, sin depender de la conexión a internet.

2. Software Contable en la Nube (Cloud-Based)

También conocido como contabilidad en la nube, este modelo aloja los datos y la aplicación en servidores remotos, accesibles a través de internet. 

Al ser un un modelo de suscripción (SaaS), el proveedor se encarga del mantenimiento y la seguridad. Esto lo vuelve ideal para la flexibilidad que necesitan las pequeñas y medianas empresas.

Suele conceder acceso en dispositivos móviles mediante internet, las actualizaciones son automáticas y requiere menor inversión inicial. 

Sin embargo, debes considerar retos como la dependencia de la conexión a internet, y la seguridad y privacidad de los datos recaen en el proveedor (es crucial elegir uno confiable).

3. Software Contable Híbrido

Combina elementos de las soluciones de escritorio y en la nube. Algunas funcionalidades se mantienen localmente, mientras que otras se gestionan en la nube.

4. Software Contable Integrado (ERP)

Algunos sistemas contables forman parte de un sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) más amplio. Estos programas integran la contabilidad con otras áreas del negocio como inventario, ventas, compras, recursos humanos, etc.

Aunque proporciona una visión holística del negocio y elimina los silos de información, es más adecuado para PYMES en crecimiento con necesidades de integración complejas.

Características de un buen software contable para PYMES

Al buscar el mejor programa de contabilidad para PYMES, es fundamental considerar una serie de funcionalidades:

1. Facturación electrónica DIAN

La facturación electrónica es un requisito legal en Colombia. Un software contable debe permitir la generación, envío y recepción de facturas electrónicas de acuerdo con los estándares de la DIAN. 

Esta funcionalidad es no negociable para cualquier PYME que opere legalmente en el país.

2. Gestión de ingresos y gastos

El software debe facilitar el registro detallado de todos los ingresos y gastos del negocio. Esto incluye la categorización de transacciones, la asignación de centros de costos y la generación de reportes claros sobre la rentabilidad.

3. Conciliación bancaria automática

La conciliación bancaria es un proceso crítico para verificar que los registros contables coincidan con los extractos bancarios. Un buen software automatiza esta tarea, importando movimientos bancarios y sugiriendo coincidencias, lo que ahorra tiempo y reduce errores.

4. Generación de reportes financieros

Capacidad para generar informes esenciales como balances, estados de resultados, flujos de caja y libros contables (libro diario, libro mayor) de forma automática y en formatos estándar. Estos reportes son vitales para el análisis financiero y la presentación a las autoridades.

5. Gestión de cuentas por cobrar y pagar

Permite llevar un control preciso de las facturas pendientes de cobro y los pagos a proveedores, facilitando la gestión del flujo de efectivo y evitando retrasos.

6. Contabilidad de inventarios

Si su PYME maneja productos, el software debe ofrecer funcionalidades para el control de inventario, incluyendo entradas y salidas, valoración de existencias y alertas de stock mínimo.

7. Integración con otras herramientas

Un software contable moderno debe ser capaz de integrarse con otras herramientas clave para el negocio, como:

• Sistemas de puntos de venta

• Plataformas de e-commerce

• Software de nómina

• Sistemas CRM

Esta integración evita la duplicidad de datos y optimiza los flujos de trabajo.

8. Soporte técnico

Un buen soporte técnico es fundamental. Asegúrese de que el proveedor ofrezca soporte en su idioma y horarios que se ajusten a su operación en Colombia. La capacidad de resolver dudas y problemas de forma rápida y eficiente es invaluable.

¿Cuál es el mejor programa contable para PYMES en Colombia?

La pregunta sobre cuál es el mejor programa contable para PYMES no tiene una respuesta única, ya que la "mejor" opción depende enteramente de las necesidades específicas, el tamaño y el sector de cada empresa. 

Sin embargo, podemos destacar algunas soluciones populares en el mercado colombiano que se han ganado la confianza de las PYMES, como:

• Alegra: Permite gestionar ingresos, gastos, inventarios, facturación electrónica, bancos y reportes contables.

• Siigo Nube: Una de las soluciones más reconocidas en Colombia por funciones como facturación electrónica, contabilidad, nómina, inventario y gestión de ventas. Además de que ofrece una prueba gratuita para los clientes de Colombia.

Aunque existen programas de contabilidad gratuitos como GnuCash, Wave Accounting o Zoho Invoice (en sus versiones gratuitas), es crucial evaluar si cumplen con los requisitos de facturación electrónica y las normativas contables colombianas. A menudo, las versiones gratuitas son limitadas en funcionalidades y soporte, lo que puede generar problemas a medida que la empresa crece.

Por lo tanto, para determinar el mejor software se recomienda realizar una lista de sus requerimientos específicos, incluyendo:

• Volumen de transacciones

• Número de usuarios

• Necesidad de integración con otras herramientas

• Presupuesto

¿Cuál es el software de contabilidad más fácil de utilizar para una pequeña empresa?

Para una pequeña empresa, la facilidad de uso es un factor crítico para minimizar la curva de aprendizaje y permitir que los emprendedores se enfoquen en su negocio principal sin convertirse en expertos contables. 

En general, los software en la nube suelen ser más fáciles de implementar y manejar debido a su interfaz intuitiva y la menor necesidad de configuración técnica.

Basándonos en la experiencia de usuario y las opiniones del mercado, plataformas como Alegra y Siigo Nube son frecuentemente mencionadas por su interfaz amigable y sus recursos educativos (tutoriales, soporte).

Elegir el software contable para pymes adecuado es una de las decisiones más estratégicas que puede tomar un empresario en Colombia.

Esperamos que esta guía te haya brindado la información necesaria para iniciar tu búsqueda y seleccionar el socio tecnológico ideal. Si necesitas despejar más dudas, nuestros asesores pueden ayudarte mediante una llamada sin costo, solo debes solicitarla en el chat de Compara Software.