Software SG-SST en Colombia

En Colombia, el Decreto 1072 de 2015 establece disposiciones para la implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST). El uso de un software SST adecuado puede ser un aliado estratégico en el cumplimiento de estas directrices, impactando positivamente en el ambiente laboral y bienestar de los trabajadores.

En esta guía de compra hemos reunido toda la información principal que debes saber sobre los sistemas de Gestión de Seguridad y Salud SG SST para que puedas evaluar y elegir el más adecuado a tu empresa.

¿Qué es un software de Gestión de Seguridad y Salud (SST)?

El software SST es una solución tecnológica diseñada para apoyar a las compañías en el proceso de gestión y mejora del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST). Su propósito fundamental es automatizar la ejecución, seguimiento y control del SG-SST.

Este tipo de software para gestión de seguridad y salud en el trabajo permite registrar y seguir accidentes, lesiones y otros incidentes laborales. Por lo tanto, también simplifica la identificación y evaluación de riesgos laborales en las distintas áreas de la organización.

A diferencia de otras herramientas que solo procesan información sobre eventos ya ocurridos, el software seguridad y salud en el trabajo está diseñado para mejorar la capacidad de un programa de SST, permitiendo obtener información para actuar sobre problemas que están sucediendo en tiempo real. 

¿Quiénes están obligados a usar un software SG-SST en Colombia?

En Colombia, el SG-SST está regulado por el Decreto 1072 de 2015 y es obligatorio para todas las empresas, independientemente de su tamaño o sector. 

Las únicas excepciones son las empresas con un solo trabajador y las que emplean trabajadores domésticos, aunque estas últimas todavía tienen la responsabilidad de garantizar la seguridad y la salud de sus trabajadores.

Para lograr los beneficios del SG-SST, los empleadores deben cumplir con ciertas obligaciones legales, como:

• Definir y difundir la política de seguridad y salud en el trabajo

• Cumplir con la normatividad

• Realizar planes anuales de seguridad y salud

• Estimular la participación de los trabajadores

• Integrar el SG-SST en el sistema de gestión y las decisiones de la organización

Ventajas de implementar un software SGSST

La implementación de un software SGSST ofrece importantes ventajas para las empresas. 

Entre ellas, se encuentran:

• Mejora del ambiente laboral

• Evita multas y sanciones

• Bienestar de los empleados

• Reducción de la inasistencia laboral

• Reducción de las tasas de accidentalidad y mortalidad en el trabajo

• Posibilita auditorías internas y revisiones relacionadas con la seguridad y salud laboral.

• Aumento de la productividad

Un software SGSST también facilita la gestión al automatizar la gestión documental de contratistas, asegurando que cumplan con los requisitos legales y de seguridad necesarios. 

Esto agiliza la comunicación con los contratistas para la gestión de permisos y certificados.

Características de un software de seguridad y salud en el trabajo

Un software seguridad y salud en el trabajo eficaz debe ofrecer una serie de características clave que optimicen la gestión de seguridad y salud laboral:

Control y Gestión de Documentos

La gestión de seguridad y salud en el trabajo SG SST implica una gran cantidad de documentos: manuales, instrucciones, políticas, informes de auditorías, procedimientos operativos, planes de respuesta a emergencias. 

Al optar por un software SST, obtienes funciones como almacenamiento centralizado, control de versiones, creación de flujos de creación y revisión, asignación de privilegios de acceso, y asegura la disponibilidad inmediata de los documentos.

Creación de Flujos de Trabajo

El software SGSST crea flujos de trabajo automáticos para cada tarea, asigna responsables, envía notificaciones, emite alertas sobre atrasos y realiza un seguimiento completo durante todo el ciclo de cumplimiento de la actividad.

Reporte y Seguimiento de Incidentes

La herramienta permite reportar incidentes en minutos, en tiempo real, admitiendo imágenes, videos, audios o cualquier otro formato de información. También tiene la capacidad de realizar seguimiento, mostrar el estado de la investigación, documentar e informar los resultados y las conclusiones. 

Gestión de Riesgos

El software SST proporciona información inmediata, centralizada y confiable para la evaluación de riesgos. 

Con acceso a informes en tiempo real, la toma de decisiones es inmediata, permitiendo responder a los problemas antes de que tengan un impacto negativo.

Datos y Registros Estadísticos

Finalmente, el software seguridad y salud en el trabajo entrega informes de tipo estadístico que brindan información valiosa, indicadores y tasas de lesiones, lo que permite formular predicciones y establecer tendencias. 

Esto ayuda a la organización a identificar problemas con suficiente anticipación y actuar sobre ellos.

Además, es importante destacar que muchas de estas soluciones están desarrolladas en la nube y son accesibles desde cualquier tipo de dispositivo móvil, lo que ofrece inmediatez en la oportunidad de la información y beneficia enormemente la gestión de seguridad y salud en el trabajo. 

Algunas plataformas incluso utilizan herramientas de Inteligencia Artificial para identificar problemas en tiempo real, emitiendo alertas o señalándolos en mapas de calor.

Consideraciones adicionales al elegir un software SST Colombia

Al seleccionar un software SST en Colombia, es fundamental considerar elementos como:

• Facilidad de uso de la plataforma

• Capacidad para integrarse con otros sistemas existentes en la empresa

• Capacitación de los trabajadores en el uso del software

Aunque la implementación de este tipo de herramientas aún no es mayoritaria en las organizaciones , su adopción puede reducir costos de gestión, fomentar la participación de los trabajadores y disminuir los costos asociados a lesiones, atención médica y absentismo laboral.

Comprender las funcionalidades y beneficios de un software para gestión de seguridad y salud en el trabajo te permitirá contar con más herramientas al momento de elegir un proveedor. 

Lo importante es que el sistema se adecué a las necesidades de tu empresa, garantizando un ambiente laboral seguro y saludable para todos tus colaboradores y el cumplimiento efectivo del Decreto 1072 de 2015. 

Si estás en proceso de tomar una decisión y aún necesitas un poco más de información, nuestros asesores pueden brindarte una llamada de consulta sin costo. Puede solicitarla en nuestro chat, ¡No dudes en contactarnos!