Software de Auditoría en Colombia

El volumen de datos generados en los últimos años por empresas estadounidenses, por ejemplo, podría llenar 10 mil bibliotecas del Congreso. Analizar esta información manualmente podría tomar años y esfuerzo a un auditor, o incluso a un equipo completo. 

Para 2028 se proyecta que el mundo alcanzará un total de 394 zettabytes, lo que equivale a unos mil trillones de bytes. Por eso, el uso de los software de auditoría está siendo cada vez más necesario, ya que el volumen de datos sigue creciendo y multiplicándose año a año, exigiendo efectividad y seguridad al momento de anticipar riesgos. 

¿Qué es un software de auditoría?

Un software de auditoría es una herramienta digital que ayuda a los auditores a optimizar sus tareas de revisión, procesando grandes volúmenes de datos de manera más exhaustiva y en menos tiempo. 

Con este tipo de software y sus funciones, es posible llevar adelante procesos de auditorías internas para asegurar la salud de la compañía y evitar errores humanos. 

¿Para qué sirven los software de auditoría? Principales beneficios

Aunque se podría pensar que el software es solo para auditores, las empresas, tanto grandes como pequeñas, también pueden usarlo para mejorar el control de sus procesos internos. 

Aunque se enfoca específicamente en los procesos contables y financieros de una compañía, algunos ejemplos de software de auditoría financiera también pueden estar diseñados para realizar auditorías externas.

Un software auditor permite hacer más eficiente el trabajo, pero también ofrece una serie de beneficios adicionales. Entre ellos se encuentran:

• Creación de planes de acción iniciales: El software ayuda a abordar el proceso de auditoría de manera ordenada.

• Mejora del acceso a archivos: Facilita el proceso de acceso a los documentos de la empresa.

• Recomendación de acciones correctivas: El software sugiere acciones para solucionar los problemas que ha detectado.

• Generación de informes automáticos: Permite crear informes sobre controles previamente establecidos.

• Reducción de riesgos operacionales: El software contribuye a disminuir los riesgos de operación.

• Visión completa de la empresa: Brinda una perspectiva integral de la situación de la empresa auditada.

• Optimización de procesos: Optimiza cada proceso de la auditoría interna con gran efectividad y eficacia.

¿Cómo funciona el software de auditoría?

El software de auditoría empieza como un portal de colaboración que permite compartir datos de forma rápida. A medida que el proceso de auditoría avanza, el software permite recopilar pruebas, realizar ensayos analíticos y tomar muestras de todos los datos. 

Toda la información se almacena en una estación de trabajo en línea. Esto le da al auditor la flexibilidad de trabajar de forma remota, sin tener que estar presente físicamente durante el proceso.

Las herramientas de auditoría pueden ser de diferentes tipos:

• Software de gestión de auditorías: Ayuda a planificar, ejecutar y supervisar los procesos de auditoría.

• Herramientas de análisis de datos: Permiten analizar grandes conjuntos de datos para identificar anomalías y patrones de riesgo.

• Software de cumplimiento normativo: Ayuda a las empresas a cumplir con las normas y regulaciones nacionales e internacionales.

Características de un software de auditoría

Un buen software de auditoría debe tener las siguientes características:

• Clasificación de documentos electrónicos: El software extrae, recopila y clasifica de forma centralizada todos los archivos de una empresa. Esto sienta las bases para una auditoría completa, asegurando que no se olvide ningún archivo relevante y mejorando el proceso de acceso a ellos.

• Informes sobre los principales riesgos: Una característica clave del software de auditoría es su capacidad para generar informes rigurosos. Estos informes se presentan en un panel de gestión de riesgos que alerta al auditor sobre las áreas que requieren mejoras, clasificadas por su nivel de urgencia. También suelen incluir gráficos con cifras consideradas normales, lo que facilita la toma de decisiones administrativas y orienta a las mejores soluciones.

• Hojas inteligentes: Las hojas inteligentes permiten que el auditor visualice todos los datos necesarios en un solo archivo. Esto facilita la gestión de la auditoría, ya que aborda la base de datos de manera global e integral.

PwC, una de las firmas de auditoría más grandes del mundo, utiliza una variedad de herramientas tecnológicas, incluyendo su propia plataforma global de auditoría, que integra análisis de datos, inteligencia artificial y otras herramientas para mejorar la eficiencia y la calidad de sus auditorías.

Criterios para elegir un software de auditoría

Para elegir el mejor software de auditoría en Colombia, hay que tener en cuenta algunos factores clave.

• Gestión del tiempo eficiente: La razón principal para adquirir un software de auditoría es optimizar el tiempo. Por lo tanto, se debe evitar un producto que no tenga funciones optimizadas. Es importante revisar si hay quejas sobre su lentitud o un mal diseño de la interfaz. También se debe considerar la frecuencia de las actualizaciones y la calidad del soporte técnico. Estos indicadores pueden ayudar a identificar un producto que cause más problemas que soluciones.

• Actualización con las normas: Cualquier sector que se someta a una auditoría debe cumplir con los requerimientos de las normas nacionales e internacionales. Por eso, el software de auditoría que se elija debe adherirse a estos parámetros y mantenerlos actualizados.

• Buena relación calidad-precio: El software de auditoría no suele ser gratuito. Las versiones gratuitas no son recomendables, ya que tienen funciones muy básicas y no son ideales para realizar una auditoría integral. Los precios pueden ser de alrededor de 20 dólares mensuales por usuario, aunque también hay planes para múltiples usuarios que rondan los 200 dólares e incluyen funciones extra.

Mejores software de auditoría: ejemplos del mercado colombiano

Aquí presentamos algunos de los software de auditoría más destacados:

1. AuditBrain

AuditBrain es un software de auditoría financiera alojado en la nube, que ayuda a documentar la gestión del trabajo de acuerdo con las normativas internacionales. 

El programa realiza capacitaciones y foros para que sus usuarios puedan compartir y aprender las mejores prácticas de auditoría. Además, ofrece altos estándares de seguridad.

El costo de AuditBrain puede variar dependiendo de la cantidad de usuarios y las funciones que se requieran. Es recomendable contactar directamente con el proveedor para obtener un presupuesto exacto y conocer las diferentes opciones de precios y planes disponibles.

2. iAuditoría Software

Con iAuditoría Software, los usuarios pueden gestionar los niveles de acceso a la documentación de proveedores y clientes, lo que lo hace útil para diferentes campos de aplicación. 

Permite planificar un proyecto de auditoría, asignar tareas a un equipo de auditores y monitorear su desempeño en tiempo real. Al finalizar el proceso, se pueden obtener informes automáticos para la toma de decisiones.

3. inblueQMS

Este software se especializa en ayudar a las empresas a cumplir con los requerimientos de la normativa ISO 9001. Permite la comunicación en equipo para asignar hallazgos o solicitar la revisión de un procedimiento. 

También envía correos electrónicos automáticos para comunicar los avances del proceso. La interfaz es sencilla e intuitiva, por lo que no requiere de capacitación para usarla.

Estos ejemplos de software de auditoría en Colombia son utilizados por un gran número empresas, pero si necesitas conocer más a fondo el mercado, te recomendamos explorar sitios dedicados a comparar software o listados que ofrezcan detalles sobre cada producto. 

Una herramienta de auditoría puede hacer la diferencia al liberar carga manual del profesional a cargo y generar un análisis más profundo y detallado que anticipe riesgos y fomente el crecimiento sostenido.