Giuliana Oyarzun
En muchas empresas, la gestión del almacén comienza de forma simple: una hoja de cálculo, algunos registros manuales y la experiencia del equipo operativo. Durante un tiempo, Excel parece funcionar.
Sin embargo, a medida que crecen los volúmenes, aumentan los productos, se multiplican los movimientos y la operación se vuelve más compleja, surge una pregunta clave: ¿En qué momento el uso de Excel o un sistema ERP dejan de ser soluciones “todo en uno” y debes pasar al siguiente nivel?
Para analizar mejor este proceso hemos conversado con el equipo de AUTOMATICA TECHNOLOGIES, proveedor de soluciones como AXC WMS e InMotion WMS, para optimizar la cadena de suministro y el control de inventarios.
Con una experiencia de más de 30 años en sectores críticos como el automotriz y el logístico mexicanos, han identificado que la clave muchas veces está en reconocer la etapa de madurez en que se encuentra una empresa y así elegir la herramienta adecuada.
Cuando el almacén se gestiona con Excel
Excel suele ser el primer recurso elegido para controlar inventarios. Es accesible, familiar y permite organizar información básica.
Pero también tiene un límite operativo.
Como señalan desde AUTOMATICA TECHNOLOGIES: “Hay señales claras de que Excel ya no acompaña el crecimiento de la operación. Una de las más evidentes es cuando la información deja de ser confiable en tiempo real: archivos duplicados, versiones distintas del mismo inventario y ajustes manuales constantes para cuadrar números”.
En ese punto, el inventario ya no refleja lo que realmente sucede en el piso.
Otra señal crítica es la dependencia de ciertas personas. Cuando el control del almacén vive en hojas que solo algunos dominan, el riesgo operativo aumenta y la continuidad del negocio se vuelve frágil.
Además, Excel no está diseñado para ejecutar procesos logísticos. No valida ubicaciones, no guía al personal, no controla movimientos paso a paso ni garantiza trazabilidad.
Cuando el volumen de operaciones crece, estas limitaciones se traducen en errores, retrabajos y pérdida de visibilidad.
Excel puede servir como punto de partida, pero no como sistema de gestión operativo.
Cuando el ERP deja de cubrir las necesidades operativas del almacén
Un software ERP es fundamental para la gestión administrativa, financiera y comercial de una empresa. Sin embargo, el reto aparece cuando se le exige controlar el detalle fino del almacén.
“El punto de quiebre suele llegar cuando el almacén requiere control por ubicación, reglas de surtido, validaciones en tiempo real, manejo de lotes, caducidades o múltiples procesos simultáneos. En ese momento, el ERP comienza a operar como un sistema de registro posterior, no como una herramienta de ejecución y gestión en tiempo real”, explican.
En ese escenario, el ERP se convierte en un sistema de registro posterior, pero no en una herramienta de ejecución en tiempo real.
También aparece otro desafío: la flexibilidad.
Los almacenes no son estáticos. Cambian layouts, prioridades, estrategias de surtido y flujos operativos. Forzar estas realidades dentro de un ERP generalista suele generar desarrollos costosos, rigidez operativa y dependencia tecnológica.
Por eso, el WMS no sustituye al ERP: lo complementa y extiende sus capacidades hacia la operación de piso.
Problemas comunes e indicadores de que la herramienta no se adapta a la operación
Al repasar cada escenario, se puede observar que uno de los mayores riesgos no es usar Excel o ERP, sino usar una herramienta que no refleja la realidad del almacén.
“El problema principal no es la herramienta en sí, sino el desajuste entre el sistema y la operación real. Cuando la tecnología no refleja lo que ocurre en el almacén, las empresas terminan adaptando sus procesos al sistema, en lugar de que el sistema acompañe al negocio”, diagnostican.
Cuando el sistema no acompaña la operación real, las empresas terminan adaptando sus procesos al sistema, en lugar de que la tecnología acompañe al negocio. Esto genera problemas como procesos paralelos, capturas duplicadas, controles manuales y decisiones basadas en información tardía.
Con el tiempo, el retrabajo se normaliza y se pierde la oportunidad de mejorar productividad y trazabilidad. Además, una herramienta no especializada limita el crecimiento. Cada nuevo cliente, SKU o proceso se convierte en un reto, en lugar de una oportunidad de expansión controlada.
En esa misma línea, mencionan siete síntomas claros de que una empresa está lista para avanzar:
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Inventarios poco confiables o ajustes recurrentes
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Baja visibilidad sobre qué hay y dónde está
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Errores de surtido y reprocesos frecuentes
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Dependencia excesiva de personas clave
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Conteos que obligan a detener la operación
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Crecimiento de SKUs sin control proporcional
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KPIs construidos tarde y de forma manual
Cuando estos síntomas desequilibran la operación, es momento de pasar de registrar movimientos a ejecutarlos y controlarlos en tiempo real con un WMS.
Cuando el almacén necesita un WMS especializado
El salto hacia un sistema WMS suele marcar un punto de profesionalización.
Un Warehouse Management System está hecho específicamente para ejecutar, controlar y optimizar las operaciones diarias del almacén.
Cuando se implementa en el momento correcto, el cambio es profundo: “El almacén deja de ser una “caja negra” y se convierte en una operación visible, medible y controlada en tiempo real. La información fluye con orden, los procesos se estandarizan y el personal trabaja con reglas claras y soporte tecnológico en piso. Esto no solo reduce errores, sino que mejora el ambiente operativo y la toma de decisiones”, afirman.
Las soluciones como las de AUTOMATICA TECHNOLOGIES, con plataformas como InMotion WMS y AXC WMS permiten dar ese salto con control y trazabilidad y bases sólidas para seguir creciendo.
En su experiencia trabajando con empresas de manufactura, distribución/comercialización y logísticas 3PL, su equipo observa que las empresas logran beneficios como:
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Mayor control del inventario en tiempo real: Disminuyen las diferencias entre inventario físico y sistema, y se reducen los ajustes manuales.
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Trazabilidad completa de extremo a extremo: Se identifica qué producto se movió, cuándo, dónde y quién lo ejecutó, clave para auditorías y cumplimiento.
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Reducción de tiempos operativos: Se optimizan procesos como recepción, ubicación, picking, reabastecimiento y conteos cíclicos.
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Mejor visibilidad y métricas confiables: El almacén deja de operar “a ciegas” y se accede a KPIs claros y actualizados en tiempo real..
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Aumento del nivel de servicio: Mejora la exactitud, aumentan las entregas a tiempo y se fortalece la satisfacción del cliente final.
De esta manera, el personal trabaja con reglas claras, soporte tecnológico en piso y validación constante de cada movimiento.
Esto no solo erradica errores, también mejora la toma de decisiones y el ambiente operativo. Un ejemplo es una empresa cliente de AUTOMATICA TECHNOLOGIES, dedicada a soluciones para manejo de agua y energías renovables
Antes del WMS, operaban con procesos manuales, formatos físicos y Excel, con capturas posteriores en SAP. Esto generaba baja confiabilidad del inventario, desorden en ubicaciones y deficiencias en surtido.
“Con la implantación de AXC WMS en su Centro de Distribución, se digitalizó y estandarizó toda la operación: desde la recepción de proveedores hasta el surtido y embarque. El sistema guía a los operarios mediante dispositivos móviles, valida cada movimiento con códigos de barras y asegura que los materiales se ubiquen correctamente según sus características”, describen.
Hoy, más de 150 operarios trabajan con procesos dirigidos, productividad más alta e información confiable en tiempo real integrada con SAP.
Recomendaciones finales: ¿Qué errores evitar al buscar un sistema para gestionar tu almacén?
Finalmente, AUTOMATICA TECHNOLOGIES señala que no debemos mirar a Excel, ERP y WMS como rivales: son herramientas que responden a distintos niveles de madurez del almacén. Pero en su experiencia, suelen darse errores muy comunes en este proceso de decisión.
Uno de ellos es elegir solo por costo inmediato. Excel parece económico, pero el tiempo perdido y los errores suelen salir mucho más caros.
Otro error frecuente es pensar que “el ERP lo puede todo”. Aunque es una pieza clave del ecosistema tecnológico, no está creado para ejecutar operaciones logísticas en detalle, destacan.
También es común implementar un WMS de manera tardía, cuando los problemas ya son críticos, en lugar de hacerlo como una decisión estratégica de crecimiento. Por eso, comprender los alcances de cada herramienta permite elegir el momento oportuno. La clave está en reconocer cuándo la operación ya necesita un sistema especializado.
En definitiva, la gestión de almacenes no se trata solo de registrar inventarios, sino de construir una operación capaz de responder al crecimiento, la complejidad y las exigencias del mercado.
Excel puede ser un punto de partida y el ERP una base administrativa indispensable, pero llega un momento en que la logística necesita herramientas diseñadas para ejecutarse en tiempo real, con control, trazabilidad y visibilidad completa.
Identificar en qué etapa se encuentra hoy el almacén es más que una decisión tecnológica: es una señal de madurez operativa. Cuando el control ya no depende de hojas sueltas o del conocimiento de unos pocos, la empresa no solo mejora su eficiencia, sino que se prepara para crecer sin perder el rumbo.
