Software de Gestión de Contratos en Colombia

La gestión de contratos es esencial para las empresas modernas, y un software especializado puede marcar la diferencia. Este artículo explora qué es el software para contratos, sus beneficios, características clave y cómo elegir la mejor solución para optimizar procesos, reducir riesgos y mejorar la eficiencia en el manejo de acuerdos legales.

¿Qué es el software para contratos?

Los software para contratos son una herramienta digital diseñada para automatizar y optimizar el ciclo de vida de los contratos dentro de una organización.

Desde la creación y redacción hasta la revisión, aprobación, ejecución y renovación, este tipo de software facilita cada etapa del proceso contractual. Así se asegura que todos los contratos sean gestionados de manera eficiente y conforme a las normativas vigentes.

¿Por qué es necesario este software?

En la actualidad, las empresas de diversas industrias enfrentan múltiples desafíos en la gestión de sus contratos. Con el aumento de la globalización y la complejidad de las relaciones comerciales, la cantidad y diversidad de contratos también ha crecido.

Muchas organizaciones aún dependen de procesos manuales o sistemas dispersos, lo que puede llevar a errores humanos, demoras, incumplimiento de plazos y pérdida de oportunidades.

Las dificultades comunes incluyen:

Falta de visibilidad

Los contratos pueden estar dispersos en diferentes departamentos y sistemas, dificultando su seguimiento.

Riesgo de incumplimiento

La falta de control sobre las cláusulas contractuales puede resultar en incumplimientos y sanciones.

Ineficiencia operativa

Los procesos manuales consumen mucho tiempo y recursos, afectando la productividad.

Pérdida de oportunidades

Sin una gestión adecuada, las empresas pueden perder plazos importantes de renovación o renegociación.

Beneficios de implementar un software de administración de contratos

La implementación de un software de gestión de contratos puede transformar significativamente la eficiencia y efectividad de las empresas en sus procesos legales y administrativos.

Según datos del informe State of In-house Report 2024, las empresas que adoptan herramientas como los sistemas de gestión de contratos (CLM, por sus siglas en inglés) experimentan beneficios medibles que no solo optimizan sus operaciones, sino que también generan un impacto directo en los costos y la productividad.

En promedio, las empresas pierden $122 por cada hora que su equipo legal interno dedica a la administración manual de contratos. Al automatizar tareas rutinarias y acelerar la negociación de acuerdos, estas herramientas permiten que los contratos se cierren hasta 10 veces más rápido.

Esto significa liberar horas valiosas del equipo legal para tareas estratégicas, lo que a su vez se traduce en un importante ahorro económico.

Mejora en la visibilidad y control

Centralizar todos los contratos en un software para contratos permite un seguimiento en tiempo real, reduciendo el riesgo de incumplimiento en un 60%.

Eficiencia operativa

Un 40% de las empresas no tiene roles claramente definidos en la gestión de contratos, lo que genera cuellos de botella y falta de responsabilidad.

Un software para administración de contratos soluciona este problema al establecer flujos de aprobación y firma automatizados, asegurando que cada parte interesada sea incluida en el momento adecuado.

Ahorro de costos

La automatización puede reducir los costos asociados con la gestión de contratos en hasta un 30%, disminuyendo la necesidad de recursos adicionales.

Mayor cumplimiento y mitigación de riesgos

Con alertas y recordatorios automáticos, se puede asegurar un cumplimiento contractual más riguroso, disminuyendo el riesgo de penalizaciones y sanciones.

¿Qué características debe tener un software para control de contratos?

Para asegurarte de que estás seleccionando la mejor alternativa, el software para contratos debe tener estas características:

Automatización con asistentes de IA

Uno de los avances más significativos en los software para control de contratos en 2024 es la integración de asistentes de inteligencia artificial (IA).

Estas herramientas permiten automatizar procesos legales clave, como la redacción, revisión y análisis de contratos, ofreciendo resultados en cuestión de segundos.

Con un asistente de IA, los equipos pueden negociar y acordar contratos hasta 10 veces más rápido, lo que libera al equipo legal para centrarse en tareas estratégicas de mayor valor.

Editor de plantillas intuitivo

Un editor de plantillas de contratos en formato enriquecido es esencial para optimizar la autogestión de contratos. Esta herramienta permite que los equipos legales definan previamente términos y condiciones estándar, asegurando la coherencia en todos los acuerdos.

A diferencia de la dependencia en herramientas genéricas como Microsoft Word, un software para contratos ofrece control total mediante lógica condicional, lo que evita el uso de plantillas desactualizadas.

Flujos de aprobación automatizados

Los flujos de aprobación personalizados son fundamentales para evitar retrasos y cuellos de botella en el ciclo de vida del contrato.

Este tipo de funcionalidad garantiza que los contratos sean revisados y aprobados de manera eficiente, involucrando únicamente a los stakeholders necesarios en cada etapa.

Redlining basado en navegador

La capacidad de realizar redlining directamente en el navegador es una característica que transforma la negociación contractual.

Esta funcionalidad permite a los equipos negociar en tiempo real dentro de un entorno centralizado, eliminando la necesidad de saltar entre herramientas como correos electrónicos, archivos de Word y PDFs.

Además, los sistemas avanzados incluyen historiales de auditoría detallados y versiones separadas para usuarios internos y externos, facilitando la colaboración y mejorando la transparencia en el proceso de negociación.

Firma electrónica nativa

Un software para contratos debe incluir una funcionalidad de firma electrónica nativa para agilizar el cierre de acuerdos.

Con esta herramienta, los equipos pueden firmar contratos desde cualquier dispositivo y ubicación, eliminando la dependencia de herramientas externas como DocuSign o Adobe Sign.

Recordatorios automáticos de renovación

La gestión de plazos y renovaciones es mucho más eficiente con recordatorios automatizados.

En lugar de depender de hojas de cálculo manuales para rastrear vencimientos, el software para hacer  contratos almacena y monitorea automáticamente los datos de los contratos, enviando alertas en las fechas clave.

Almacenamiento inteligente y analítica

Un sistema de almacenamiento inteligente es indispensable para gestionar grandes volúmenes de contratos. A diferencia de las unidades compartidas, donde los documentos se pierden fácilmente, un software para contratos ofrece un espacio centralizado y seguro para todos los acuerdos.

Además, las soluciones avanzadas incluyen herramientas analíticas que permiten realizar informes, rastrear el progreso de los contratos y medir el desempeño contra indicadores clave (KPIs) legales, lo que añade valor incluso después de que los contratos han sido firmados.

Casos de éxito de empresas que han implementado un software para contratos

Grupo Datco

Utilizando un software para crear contratos esta empresa logró mejorar la eficiencia de su departamento legal al unificar el flujo de trabajo legal en una sola plataforma.

Esto permitió un seguimiento end-to-end de los contratos y una gestión más eficiente de las versiones de archivos.

Telecentro

Esta empresa argentina de telecomunicaciones implementó un software para contratos con el fin de optimizar el ciclo de vida de sus contratos. Gracias a la plataforma, lograron centralizar la comunicación y los requerimientos, eliminando el uso de correos electrónicos y WhatsApp.

Esto resultó en una mejora significativa en la precisión y calidad de la información, así como en la reducción del tiempo promedio de gestión de contratos.

¿Qué precios tienen los softwares para contratos?

Si estás buscando precios, te ayudamos a investigar. El costo de un softwares de administración de contratos en Latinoamérica, ronda en:

1. Planes básicos: Aproximadamente $10 a $30 USD por usuario por mes.

2. Planes intermedios: Aproximadamente $30 a $60 USD por usuario por mes.

3. Planes avanzados: Aproximadamente $60 a $100 USD por usuario por mes.

4. Planes empresariales: Aproximadamente $100 a $200 USD por usuario por mes.

¿Cómo seleccionar el mejor software de administración de contratos?

Elegir el software para contratos adecuado para tu negocio no es solo una cuestión de funcionalidades, sino de encontrar una herramienta que se adapte perfectamente a tus necesidades operativas y estratégicas.

Este es un enfoque práctico para seleccionar la solución más adecuada:

Identifica tus necesidades específicas

El primer paso es entender qué problemas buscas resolver.

• ¿Necesitas acelerar la redacción de contratos?
• ¿Automatizar aprobaciones? 
• ¿Optimizar el almacenamiento y acceso a tus documentos?

Un análisis de tus procesos actuales te ayudará a priorizar las características críticas, como asistentes de IA, plantillas personalizables, flujos de trabajo automatizados o integraciones con otras herramientas.

Busca una experiencia de usuario intuitiva

La facilidad de uso es clave para una adopción exitosa. Una interfaz intuitiva reduce la curva de aprendizaje, facilitando que todos los equipos, desde legales hasta comerciales, se beneficien de la herramienta.

Además, verifica si el software para contratos incluye soporte técnico dedicado y recursos para la capacitación, lo que puede ser determinante para maximizar el retorno de la inversión.

Prioriza la automatización y personalización

Un buen software de gestión de contratos debe ofrecer opciones de automatización para tareas repetitivas, como la configuración de flujos de aprobación o el envío de recordatorios automáticos de renovación.

Además, debe permitir la personalización de plantillas y términos contractuales para ajustarse a las particularidades de tu negocio, minimizando riesgos y garantizando la coherencia.

Evalúa la capacidad de integraciones

El software ideal debe integrarse con las herramientas que ya usas, como CRM, ERP o soluciones de firma electrónica. Esto no solo reduce la duplicidad de tareas, sino que también facilita la colaboración entre departamentos y mejora la visibilidad de los procesos de contratos.

Considera la seguridad y el cumplimiento normativo del software para contratos

La gestión de contratos involucra información confidencial, por lo que es fundamental que el software cuente con altos estándares de seguridad, como certificaciones ISO o acceso controlado por usuarios.

Además, debe ayudarte a cumplir con normativas locales e internacionales, minimizando riesgos legales.

Examina las capacidades de análisis y almacenamiento

El almacenamiento inteligente y las herramientas analíticas son esenciales para monitorear el ciclo de vida de los contratos y evaluar el desempeño de tu estrategia contractual.

Busca un software para contratos que permita generar informes, rastrear KPIs legales y mantener tus contratos organizados y fácilmente accesibles.

Prueba antes de decidir

Finalmente, solicita una demostración o prueba gratuita para evaluar cómo se adapta el software a tus procesos. Durante este periodo, involucra a los usuarios clave de tu equipo para asegurarte de que la herramienta cumple con sus expectativas y se integra bien en el flujo de trabajo diario.

Si quieres una mejor experiencia, puedes solicitar una asesoría gratuita de ComparaSoftware para terminar de disipar tus dudas.

Uno de nuestros expertos podrá guiarte en tu decisión final sobre qué software de para contratos es ideal para tu tipo de empresa.